Eine Veranstaltung steht und fällt mit der Einladung: Wird der Eingeladene bereits mit den ersten Worten für die Teilnahme begeistert oder landet die Einladung unmittelbar im nächsten Papierkorb? Eine erfolgsversprechende Universallösung, die immer funktioniert, gibt es nicht. Dennoch sollen Ihnen folgende Tipps und Tricks helfen, den Erfolg Ihrer Einladungen zu verbessern.
Die Zielgruppe erreichen
Bevor Sie mit der Formulierung der Einladung beginnen, müssen Sie sich bewusst machen, für wen Sie das Event ausrichten wollen. Sprechen Sie die Geschäftsführung oder den Aufsichtsrat Ihres Unternehmens an? Oder zählen Kunden oder Mitarbeiter zur Ihrer Kernzielgruppe? Jede Zielgruppe hat eigene Interessen und Bedürfnisse, die mit der Einladung zielgerichtet angesprochen werden müssen. Es sollte also dringend hinterfragt werden, welches Empfängersegment mit welchen Botschaften erreicht werden soll. Eine Personalisierung des Events ist dafür extrem wichtig, denn nur wer seine Gäste kennt, kann sie auch begeistern. Sehen Sie dazu auch: Personalisieren Sie Ihre Events.
Zudem sollten Sie sich die Frage stellen, was Sie mit der Einladung bewirken wollen, das heißt, welche Handlung bei den Empfängern hervorgerufen werden soll. Müssen sich die Teilnehmer frühzeitig für die Veranstaltung registrieren? Oder haben die Teilnehmer die Möglichkeit, aus mehreren Optionen auszuwählen und sich für einen Vortrag eines Workshops zu entscheiden?
Die Event-Einladung gliedern
Im Anschluss sollten Sie sich Gedanken darum machen, wie Sie die Event-Einladung gliedern. Eine Event-Einladung lässt sich grob in drei Segmente unterteilen:
- Interesse wecken: Eine Einladung weckt das Interesse des Empfängers, indem sie seine Bedürfnisse anspricht.
- Relevante Inhalte bereitstellen: Dann zeigt sie auf, dass der Leser auf der Veranstaltung die Lösungen für seine Herausforderungen finden wird.
- Aufforderung zur Registrierung: Anschließend fordert sie von dem Empfänger, dass sich dieser registrieren soll.
Interesse wecken und relevante Inhalte bereitstellen
Ob das Interesse des Empfängers geweckt wird oder nicht, entscheidet sich bereits durch den Betreff der Einladung. Wenn der Betreff nicht überzeugt, wird die Einladung gar nicht erst gelesen. Zudem müssen Sie als Veranstalter den Geschmack Ihrer Gäste treffen. Erst, wenn das Angebot für die Teilnehmer relevant ist oder es ihnen eine Lösung für ihre individuellen Herausforderungen bereitstellt, werden sie die Einladung annehmen. Interessenten möchten auf den Veranstaltungen Informationen und die Antworten finden, die ihnen mit ihren Herausforderungen helfen. Das können Workshops und Diskussionen mit anderen Experten sein, aber auch die Möglichkeit neue Produkte kennenzulernen oder sich zu vernetzen.
Aufforderung zur Registrierung
Ist ein Empfänger motiviert, an der Veranstaltung teilzunehmen, sollte er zudem die Möglichkeit erhalten, sich für die Veranstaltung zu registrieren. Der Registrierungsprozess muss dabei schnell und einfach ablaufen, da jeder Zwischenschritt die Chance einer Anmeldung senken kann. Vor allem der Registrierungs-Weg (z.B. Link oder Button) muss auf den ersten Blick erkennbar sein.
Die fünf W-Fragen
Eine gute Orientierungshilfe, um keine wichtigen Informationen in der Einladung zu vergessen, sind die fünf W-Fragen:
Was: Um welches Event geht es?
Wer: Wer veranstaltet das Event? Wie heißen die Redner?
Wann: An welchem Tag und um wieviel Uhrzeit findet das Event statt? Wann ist der Einlass?
Wo: An welchem Ort findet das Event statt? Wie gelangen die Teilnehmer dorthin?
Wieviel: Wieviel kostet der Eintritt? Gibt es Rabatte für Frühbucher?
Inhalte präsentieren
Nicht nur die Inhalte an sich sind entscheidend, sondern auch die Art und Weise der Präsentation. Überladen Sie Ihre Einladung nicht mit Phrasen und halten Sie Ihre Inhalte übersichtlich, damit sie einfach und schnell lesbar sind. Die wichtigste Grundregel lautet: Verwenden Sie so viele Inhalte wie nötig und so wenige Inhalte wie möglich.
Eine Einladung ist gleichzeitig auch eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Deshalb muss sie, neben der Vollständigkeit aller Informationen, professionell wirken und einen positiven Eindruck hinterlassen, selbst dann, wenn der Empfänger sich nicht für das Event interessiert. Nutzen Sie, über die Inhalte der Einladung hinaus, Bilder, Farben und Designelemente, um einen Gesamteindruck des Events zu vermitteln.
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