Der Workshop als Maßnahme zur Problemlösung wird immer beliebter. Er bietet ideale Bedingungen, um mit Betroffenen und Verantwortlichen Ideen zu erarbeiten und Regeln für den Arbeitsalltag festzulegen. Zudem stärkt die gemeinsame Diskussion das Teamgefühl der Beteiligten. Doch hinter der Planung steckt ein großer Arbeits- und Zeitaufwand.
Einen gelungenen und für alle Teilnehmer bereichernden Workshop zu planen kann ganz schön kompliziert sein. Es muss entschieden werden, welche Art des Workshops angeboten wird und welches Konzept die Teilnehmer nicht nur zufrieden stellt, sondern begeistert. Auf die folgenden Dinge muss geachtet werden, um einen spannenden und erfolgreichen Workshop zu organisieren.
Arten von Workshops
Zunächst einmal sollte man sich einen Überblick über die verschiedenen Workshop-Arten verschaffen. Generell ist ein Workshop ein Zusammentreffen von Gruppenteilnehmern, bei dem in einem kompakten Zeitraum intensiv an einem Thema gearbeitet wird. Dabei ist eine kooperative Arbeitsweise von Nöten, um ein gemeinsames Ziel erarbeiten zu können.
Um eine passende Workshop-Art auszuwählen, muss man sich über die Zielgruppe und das Thema im Klaren sein. Was soll wie erreicht werden?
Problemlöse-Workshop
Bei dieser häufigen Art des Workshops stehen ein bestimmtes Problem und dessen Beseitigung im Vordergrund. Die Problematik kann sich dabei auf sämtliche Aspekte des Unternehmens beziehen.
Teambildungs-Workshop
Hierbei wird versucht, das Gemeinschaftsgefühl und die Zusammenarbeit zu verbessern und zu stärken. Diese Workshops sind sowohl für einzelne Abteilungen oder Projektteams, als auch für größere Gruppen bei Fusionen oder Übernahmen sinnvoll.
Strategie-Workshop
Beim Strategie-Workshop liegt der Fokus auf der Suche nach Konzepten, welche die Erreichung der Unternehmensziele anstreben. Themen können aber auch der Vertrieb von Produkten oder Dienstleistungen sein.
Vorbereitung und Ablauf eines produktiven Workshops
Während der Vorbereitung des Workshops muss die Problematik vom Moderator genau definiert werden. Sie sollte die Teilnehmer selbst interessieren und betreffen. Zudem sollte bereits zu diesem Zeitpunkt ein angemessen großer und ruhiger Raum gesucht und ein Zeitplan erstellt werden. Auch für ausreichend Materialien muss gesorgt werden, um die Ergebnisse des Workshops zu visualisieren und zu dokumentieren. Darunter fallen beispielsweise ein Beamer, Flipcharts, Karteikarten und Stifte. Wichtig ist eine zeitnahe und aussagekräftige Einladung der Teilnehmer, welche Aufschluss über die Thematik gibt.
Um der Diskussion einen angenehmen und produktiven Einstieg zu ermöglichen, empfiehlt es sich, mit einer Phase des Kennenlernens zu beginnen. So können sich die Teilnehmer ein erstes Bild voneinander und vom Problem machen. In offener Runde sollten bereits erste Ideen und Lösungsansätze ausgetauscht werden, woraufhin der Moderator die Teilnehmer zu einer Diskussion über die Vor- und Nachteile der Vorschläge leitet. Seine Aufgabe ist zu diesem Zeitpunkt hauptsächlich, für die Einhaltung der festgelegten Diskussionsregeln zu sorgen und die Teilnehmer zu motivieren.
Durch eine Zusammenfassung und Aussortierung der verschiedenen Vorschläge nähern sich die Teilnehmer einer Entscheidung an. Nach der Konkretisierung eines ausgewählten Lösungsansatzes wird das weitere Vorgehen in Teilschritten verbindlich festgehalten.
Abschließend werden die Beschlüsse dokumentiert. Zur Information kann der Moderator die festgelegten Maßnahmen im Nachhinein noch an alle Teilnehmer und auch die nicht anwesenden Personen schicken. Für einen gelungenen Workshop ist nach einiger Zeit auch noch eine Ergebniskontrolle sinnvoll.
Die Moderation
Ein schlüssiger und interessanter Ablauf erfordert eine kompetente Moderation. Der Moderator hat neben der Planung und Organisation des Workshops auch die Steuerung der Kommunikation in den Arbeitsgruppen und das Führen zum Ergebnis zur Aufgabe. Dabei ist wichtig, dass das Gespräch nicht geleitet, sondern die Ergebnisorientierung der Teilnehmer lediglich gefördert wird. Der Moderator trägt die Verantwortung für den zeitlichen und strukturellen Ablauf sowie die Dokumentation der Entwicklungen. Weiterhin kann die Arbeit unterstützt werden durch eine gezielte Fragestellung und dem Vorgeben von Thesen, welche neue Ideen inspirieren.
Auf die Teilnehmer eingehen
Um den Teilnehmern einen angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen und ihnen das Interesse an ihrer Person zu vermitteln, bietet es sich an, einen Feedback-Bogen von den Teilnehmern ausfüllen zu lassen. Dessen Auswertung kann hilfreiche Erkenntnisse für zukünftige Workshops hervorbringen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie einen guten Eindruck bei Ihren Gästen hinterlassen und einem effizienten und erfolgreichen Workshop steht nichts mehr im Weg.
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