Das wichtigste To-Do auf dem Weg zur Planung eines erfolgreichen Events ist die Suche einer passenden Location. Die Wahl der Eventlocation entscheidet oft darüber, ob die Veranstaltung gelingt und positiv in Erinnerung bleibt.
Folgende Tipps helfen bei der Suche einer passenden Location und geben Hinweise dazu, was auf jeden Fall beachtet werden sollte.
Lage, Größe und Flexibilität der Eventlocation
Abhängig vom Standort Ihres eigenen Unternehmens und vom Einzugsgebiet der Gäste ist die Lage des Veranstaltungsortes ein Hauptauswahlkriterium.
Die Anreise mit dem Auto sowie mit öffentlichen Verkehrsmitteln sollte problemlos möglich sein, die nächste Autobahn nicht allzu weit entfernt. Parkplätze in fußläufiger Nähe sollten ausreichend vorhanden sein. Bei einer Veranstaltung mit Gästen, die von weiter her anreisen, sollten Sie darauf achten, dass annehmbare Hotels im Umkreis verfügbar sind.
Zunächst sollten Sie sich Gedanken über die maximale sowie minimale Anzahl der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung machen. Denn die Größe des gemieteten Raumes sollte zur Größe Ihrer Gästeliste passen. In zu großen Räumen verliert sich die Menge schnell, in zu kleinen Räumen wirkt ein Event schnell beengt. Beachten Sie hierbei auch mögliche zusätzliche „Raumfresser“, wie die Aufbauten eines DJs, einer Bühne oder einer Bar.
Wichtig ist außerdem, dass die Location bereits die Bedingungen mitbringt, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Gibt es ausreichend und saubere Toiletten, einen Bereich für den Einlass, Möglichkeiten für Raucher, gute Anliefermöglichkeiten für Ihr Equipment und eine Garderobe? Wenn Sie einen Außenbereich benötigen, sollte dieser groß genug sein. Wenn Sie mehrere Räume benötigen, sollten diese vorhanden sein. Eine gute Klimatisierung ist außerdem ein weiterer Pluspunkt und bei Sommerevents nicht wegzudenken.
Außerdem ist die vorhandene Möblierung ein Aspekt, der genau unter die Lupe genommen werden sollte. Es sollte vorab geklärt werden, ob Tische und Stühle in ausreichender Anzahl vorhanden sind, welche Möbel im Preis enthalten sind und ob für ggf. zusätzlich gewünschte Möbel oder Equipment Zusatzkosten entstehen.
Technik, Catering und Services
Überlegen Sie vorab, welche Technik Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, um direkt beim Besichtigungstermin abzuklopfen, was bereits vorhanden ist und was ggf. kostenpflichtig hinzugebucht werden muss. Prüfen Sie, wenn möglich, die Akustik und fragen Sie bei größeren Gästelisten nach einer Mikrofonanlage und erkundigen Sie sich nach kostenlosem Wlan für die Gäste.
Wenn Sie Präsentationen einplanten, sollte eine Leinwand, ein Projektor oder Screens vorhanden sein und das Bild aus allen Winkeln des Raumes gut zu sehen sein.
Der Erfolg einer Veranstaltung wird häufig vor allem nach der Qualität des Caterings bewertet. Bei vielen Locations sind Sie vertraglich an bestimmte Caterer gebunden. Informieren Sie sich daher vorab genau über das Angebot und prüfen Sie, ob die Auswahl der Speisen der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung gerecht wird.
Wenn Sie außerdem nicht selbst Teil eines großen Veranstaltungsteams sind, das Sie zu Unterstützung während des Events heranziehen können, ist die Unterstützung durch gutes Personal wichtig. Planen Sie vorab, wofür unterstützendes Personal gewünscht ist (Catering, Akkreditierung, Garderobe,…) und fragen Sie bei der Location an, ob die gewünschten Mitarbeiter direkt mit angeboten werden können.
Angebot und Kosten
Wenn Sie all diese Tipps beachtet haben und die für Sie passende Location gefunden haben, fragen Sie dort ein unverbindliches Angebot an. Dieses sollte alle eventuell anfallenden Zusatzkosten bereits ausweisen, damit Sie bereits vorab genau wissen, welche Endsumme Sie erwartet.
Wenn auch das Angebot Ihren Vorstellungen entspricht, steht dem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege!
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